Cómo puede ayudarle su plan de cuentas y por qué debe importarle
Como empresario, es probable que no haya pensado mucho en su plan de cuentas. Es posible que ni siquiera sepa qué es un plan de cuentas o que haya visto uno para su negocio. Después de todo, delegó esta tarea en su contador o a la aplicación de software que está utilizando para administrar los libros. Sin embargo, el diseño inicial de su plan de cuentas es probablemente una de las decisiones más importantes que tomará durante la configuración de su sistema de contabilidad y la clave para extraer información financiera para fines de la toma de decisiones y planificación financiera, incluidos los impuestos.
El libro mayor es la columna vertebral de cualquier sistema contable y contiene todas las transacciones comerciales de su empresa expresadas en términos monetarios. Está estructurado de acuerdo con el plan de cuentas, que usted define durante la configuración inicial de su sistema de contabilidad. El plan de cuentas agrupa transacciones similares en categorías generales o específicas, que deben reflejar su negocio y cómo desea recopilar y reportar información financiera. El plan de cuentas también debe satisfacer sus necesidades internas de información, así como los requisitos legales y fiscales de presentación de informes.
El plan de cuentas sigue una secuencia lógica, que refleja la forma en que se comunica la información en los estados financieros. En general, los sistemas de contabilidad automatizados como Quicken, Sage o QuickBooks, entre muchos otros, recomendarán un plan de cuentas basado en su tipo de negocio (fabricación, servicio, sin fines de lucro) o su industria, y lo organizarán según las principales clasificaciones contables: activos, pasivos, patrimonio neto, ingresos y gastos.
Puede preguntarse: si un sistema automatizado hace todo el trabajo, ¿por qué tomarme la molestia de revisarlo o entenderlo? ¿No es para eso que tengo un contador? Hay dos buenas razones por las que debería participar en la configuración de su plan de cuentas. Primero, las cuentas sugeridas provistas por la aplicación que está utilizando podrían o no ser aplicables a su negocio, lo que resultaría en cuentas innecesarias. En segundo lugar, el plan de cuentas debe reflejar su negocio. ¡Nadie conoce su negocio mejor que usted!
¿Cuáles son las consecuencias de un plan de cuentas mal configurado? Principalmente, ineficiencias en el registro de las transacciones de contabilidad, errores en la entrada de datos y posiblemente malas decisiones debido a la comunicación de información financiera imprecisa. Sus contadores, o el personal administrativo, pueden confundirse en cuanto a cómo registrar un ingreso o un gasto, o registrarlo de una manera incoherente de mes a mes. Probablemente requerirán procesos manuales para extraer y preparar la información que usted necesita para administrar el negocio.
En resumen, siéntese con su contador y revise su plan de cuentas. Agregue nuevas cuentas para la información que desea recopilar y elimine las cuentas para la información que no necesita. Si su plan de cuentas es demasiado detallado, puede causar errores en la entrada de datos y, como resultado, producir información financiera incorrecta. La mayoría de las aplicaciones de software de contabilidad, por lo general, también permiten extraer información financiera que no forman parte del plan de cuentas. Por ejemplo, ¿le gustaría ver un estado de resultados por canal de distribución, por familia de productos o por tipo de cliente? Un sistema de contabilidad correctamente configurado le permitirá obtener esta información.
Si tiene un sistema ya en funcionamiento, no se desespere. La mayoría de las aplicaciones de software le permiten cambiar su plan de cuentas con relativa facilidad sin destruir los datos históricos o perder el rastro de auditoría. La tarea más importante es sentarse con su contador, revisar su plan de cuentas y determinar si está registrando sus transacciones comerciales de acuerdo con sus necesidades de información. Asegúrese de que esté completo, pero que sea sencillo. Una vez haya definido lo que realmente necesita, deje que su contador se preocupe por los detalles de la implementación.
Un sistema de contabilidad mal configurado puede convertirse en un obstáculo para su negocio. He visto empresas pequeñas, medianas y grandes que ejecutan sistemas de contabilidad paralelos en aplicaciones de hojas de cálculo porque no pueden confiar en la información que produce su sistema. Por lo tanto, si su sistema de contabilidad no le proporciona la información que necesita, recuerde que todo comienza con la configuración de su plan de cuentas.
Lianabel Oliver Bigas, MBA, CPA, CMA es Oficial Principal Ejecutivo de OBALearn (www.obalearn.com), una empresa que ofrece soluciones de capacitación asequibles, en línea o de aprendizaje combinado, para profesionales en el ámbito de gestión financiera y de costos. La CPA Oliver cuenta con una vasta experiencia en el ámbito de la contabilidad y gerencia. Ha adiestrado a miles de empleados de todos los niveles y en múltiples sectores. Es la autora de varios libros sobre contabilidad y gestión de costos.