Las 5 destrezas financieras básicas que todo gerente debe saber y entender
Por: Lianabel Oliver
Llevo muchos años trabajando con los líderes de diferentes empresas. A diario, estos líderes toman decisiones que afectan el desempeño financiero de la empresa, ya sea en la ejecución de sus labores cotidianas, el reclutamiento y despido de personal, la preparación de un presupuesto, la aprobación de una inversión de capital, o el envío de una factura para pago. A menudo, estos líderes no cuentan con todas las destrezas financieras básicas necesarias para entender las implicaciones financieras de sus decisiones. Como resultado, se pierden recursos, se toman malas decisiones y el desempeño financiero de la empresa sufre.
Basado en mi experiencia al trabajar con gerentes no financieros durante todos estos años, he identificado 5 destrezas financieras básicas con las que debería contar cualquier persona con responsabilidades gerenciales y de supervisión.
#1 Principio de caja versus principio del devengo
Existen dos métodos de contabilidad que se usan para registrar transacciones comerciales: el principio de caja y el principio del devengo. La mayoría de las empresas de tamaño mediano a grande usan el principio del devengo así que es importante entender lo que esto significa para usted como gerente. ¿Cuándo se carga un gasto contra su presupuesto? ¿Cuándo recibe crédito por una venta? ¿Genera la orden de compra una transacción contable?
Es importante entender la diferencia entre estos dos métodos contables para manejar su flujo de efectivo, sus niveles de gastos, las obligaciones a sus proveedores y las cuentas a cobrar de sus clientes.
# 2 Los estados financieros básicos
Los gerentes deben estar familiarizados con los estados financieros básicos que se preparan para usuarios externos y con la información que debe aparecer en cada uno de dichos estados. Al lograr un conocimiento básico de los estados financieros dominarán la terminología básica que necesitan para comunicarse con su personal de contabilidad y finanzas.
¿Qué información aparece presentada en los estados financieros? ¿Cómo se reflejan mis acciones en estos estados y qué partidas afecto? ¿Se usa un formato distinto para la preparación de informes financieros internos? ¿Entiendo cómo usar estos informes para mejorar el desempeño financiero y operativo de mis áreas de responsabilidad?
#3 Preparación de presupuesto
Los gerentes deben saber cómo preparar un presupuesto departamental. El presupuesto es la cuantificación de los recursos necesarios para lograr los objetivos y los planes de acción para el próximo año fiscal. No es una formalidad para satisfacer las exigencias de la alta dirección, las entidades crediticias o los inversionistas.
El proceso de preparar el presupuesto es un momento para cuestionar cómo se están usando los recursos y si deben ser usados de manera más eficaz o eficiente. Los gastos departamentales deberán estar ligados directamente a los objetivos, las estrategias y los planes de acción para el año presupuestario y estar alineados con el plan estratégico de la empresa.
Los gerentes deben identificar y documentar los supuestos operativos subyacentes de sus niveles de gastos. Cada partida deberá tener una base razonable de estimación, como por ejemplo: ventas o volúmenes de producción, número de empleados, o consumo por empleado, kilovatio-horas o metro cúbico, entre otros
#4 Análisis de variación
Los gerentes tienen que analizar las variaciones contra el presupuesto o el pronóstico financiero. Hay que examinar todas las variaciones significativas, ya sean favorables o desfavorables.
Los gerentes deberán ser capaces de relacionar las variaciones con lo que ocurrió en su departamento o zona de trabajo durante el periodo contable. ¿Es esto una variación única o será recurrente en lo que resta del año? ¿Tiene que incluir esta variación, favorable o desfavorable, en el pronóstico financiero para el trimestre o el año fiscal? Si no puede explicar las variaciones del presupuesto con base en su conocimiento de las operaciones, deberá comunicarse con el departamento de finanzas de inmediato.
#5 Análisis financiero de las inversiones de capital y las iniciativas estratégicas
A menudo, los gerentes presentan y defienden inversiones de capital e iniciativas estratégicas diseñadas para mejorar el desempeño operativo y financiero. La evaluación financiera de estos proyectos es un elemento clave del proceso de aprobación.
Los gerentes deben saber los supuestos subyacentes del análisis financiero de cualquier proyecto que tenga a su cargo y hacer las preguntas difíciles. He visto a empresas gastar millones de dólares en proyectos e iniciativas que tenían como base un análisis financiero deficiente.
Los gerentes además deberán entender el concepto de rendimiento de inversión (ROI, por sus siglas en inglés) y cómo interpretar los resultados de las técnicas financieras comunes que se utilizan para medir el mismo: método de recuperación, valor actual neto (NPV, por sus siglas en inglés), y tasa de rendimiento interna (IRR, por sus siglas en inglés). Deberán identificar cómo un proyecto afectará las partidas específicas en el balance general y el estado de resultados además del impacto en el desempeño financiero de la instalación o la empresa si no se cumple con los objetivos financieros del proyecto.
Las destrezas financieras son parte integral de las herramientas básicas que cualquier gerente debe tener. Los gerentes deben entender las implicaciones financieras de sus decisiones y cómo usan la información financiera para mejorar el desempeño de su empresa. Los encargados de capacitación y desarrollo gerencial de una empresa deben garantizar que sus programas de desarrollo de liderazgo proporcionan las destrezas financieras básicas que sus líderes necesitan para manejar su negocio de manera más efectiva.